Oleh : Match Mamat
Shared ilmu dan tips sederhana yang sepele :
Pak Malik (Drs. Abdul Mahmud Malik Hasan) menyampaikan, di beberapa kali kesempatan rapat di masjid kami. Yang kurang lebih seperti ini, jika saya jabarkan maknanya. : ’ Dalam rapat, pertemuan atau kumpulan yang itu berbentuk organisasi, pengurusan, kepanitiaan atau sejenisnya. Kita, peserta rapat diharapkan dapat menuliskan apa yang menjadi pemikiran kita yang hendak kita sampaikan.
Bicaralah dengan dasar atau acuhan yang telah kita punya. Maksudnya : sampaikanlah pendapat kita jika kita mempunyai gambaran, yang telah kita dapatkan. Yang mungkin telah kita dapat dari kita saat membaca buku atau majalah, study banding, cerita (share) dari kawan, ataupun dari pengalaman kita di organisasi lain.
Tulislah, apa yang akan kita sampaikan. Meskipun kita sangat paham betul apa yang akan kita sampaikan dan meskipun kita sanggup, bicara dan menyampaikannya sepanjang gerbong kereta api.
Karena kata-kata kita, pendapat kita butuh dinotulenkan oleh sekretaris. Yang akan menjadi semacam arsip. Yang tertulis jelas, jika disuatu masa mendatang pendapat kita layak untuk dipertimbangkan menjadi sebuah evaluasi dan solusi. Atau jika pendapat kita itu adalah sebuah terobosan dan ide baik, yang sesuai di masa mendatang maka dapat direalisasikan.
Peran sekretaris di dalam organisasi sangat strategis dan vital. Karena oleh sekretaris, simpul-simpul rumit diharapkan dapat diuraikan. Sekretaris yang cekatan, gesit, dan mempunyai kemampuan memoderatori suatu rapat, akan menjadi nilai tambah. Menjadikan rapat lebih hidup.
Pada intinya, apa yang akan kita sampaikan jika juga tertulis adalah lebih baik. Daripada kita hanya menyampaikan saja, meskipun sepanjang gerbong kereta api.
Dan sekretaris, sesuai fungsinya harus paham apa yang menjadi tugasnya ; yaitu merekap / menotulenkan. ’
Tertulis, ndak cuman mulutan, alias cangkeman ! Mohon maaf, apabila ada salah dan beda pendapat. Mohon koreksi ya gaes.
Artikel di atas saya susun dari beberapa penyampaian dari Pak Malik, di setiap kesempatan rapat ataupun obrolan usai aholat jamaah. Semoga bermanfaat. 😊
Tidak ada komentar:
Posting Komentar